In der Regel erfordert die Planung der Instandhaltungsmaßnahmen eine fundierte Bestandsaufnahme. Hierbei geht es darum, Schäden und drohende Schäden frühzeitig zu erkennen, zu dokumentieren und deren Dringlichkeit einzuschätzen. Nach eingehender Beurteilung und Bewertung der möglichen Maßnahmen kann dann anhand eines vorgegebenen Budgets ein Wirtschaftsplan erstellt werden, welcher beidem gerecht wird, dem Gebäude gerecht wird und .

In Abhängigkeit der vorgefundenen Substanz und Höhe der Rücklagen kann eine Anpassung der weiteren Rücklagenbildung sich als sinnvoll erweisen. So können mittelfristig höhere Kosten besser aufgefangen werden oder die Verwendung der Rücklagen optimiert, und so die Ausgaben gesenkt werden.